Die Bedeutung der Kassenführung für Unternehmen
Die ordnungsgemäße Kassenführung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie bildet die Grundlage für eine korrekte Finanzbuchhaltung und spielt eine zentrale Rolle bei steuerlichen Betriebsprüfungen. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Steuerberater übernehmen hier eine wichtige Rolle, denn sie müssen ihre Mandanten nicht nur beraten, sondern sind auch verpflichtet, auf Fehler hinzuweisen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
Wer trägt die Verantwortung für die Kassenführung?
Die primäre Verantwortung für die Kassenführung liegt beim Mandanten selbst. Dieser muss sicherstellen, dass alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß dokumentiert, vollständig erfasst und für eine spätere Überprüfung durch die Finanzbehörden aufbewahrt werden. Auch die täglichen Kassenabschlüsse sowie die ordnungsgemäße Buchführung des Bargeldbestands zählen dazu.
Dazu gehört beispielsweise:
- Eingangsrechnungen sorgfältig aufbewahren, auch nach erfolgter Bezahlung
- Ausgangsrechnungen lückenlos dokumentieren
- Tagesendsummen-Bongs (Z-Bons) bei Registrierkassen ziehen und aufbewahren
Die Finanzverwaltung legt großen Wert auf vollständige Aufzeichnungen, da sie eine Manipulation verhindern sollen. Für Unternehmer bedeutet dies, dass die Kassenführung nicht nur regelmäßig, sondern auch dokumentationssicher und prüfungskonform erfolgen muss.
Welche Hinweispflichten hat der Steuerberater?
Auch wenn die Verantwortung für die Kassenführung beim Unternehmer liegt, trifft den Steuerberater eine Warn- und Hinweispflicht, sobald ihm Unregelmäßigkeiten auffallen. Diese Pflicht umfasst sowohl die Aufklärung über gesetzliche Vorgaben als auch die Information über Neuerungen, die den Mandanten betreffen könnten.
Beispiele für Warn- und Hinweispflichten:
Unvollständige Z-Bon bei Registrierkassen:
Wenn der Steuerberater erkennt, dass der Mandant die täglichen Tagesendsummen-Bons nicht zieht oder aufbewahrt, muss er ihn unverzüglich darauf hinweisen. Der Mandant könnte diese Regel möglicherweise nicht kennen, weshalb der Steuerberater für Aufklärung sorgen muss.
Fehlende TSE bei elektronischen Kassensystemen:
Seit Einführung des § 146a der Abgabenordnung müssen alle elektronischen Kassensysteme über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese verhindert Manipulationen an den Kassendaten. Fehlt eine solche TSE, ist der Steuerberater verpflichtet, den Mandanten darüber zu informieren und zu beraten, wie er die gesetzlichen Vorgaben einhalten kann.
Probleme bei der offenen Ladenkasse:
Entscheidet sich ein Unternehmer für eine offene Ladenkasse – also eine Kasse ohne elektronische Erfassung, wie etwa eine Geldkassette oder Keksdose –, muss er jeden Umsatz manuell in einem Kassenbuch festhalten. Dabei ist darauf zu achten, dass die Kasse regelmäßig gezählt und das Ergebnis durch Zählprotokolle dokumentiert wird.
Hier haben Steuerberater die Pflicht, ihren Mandanten die erforderlichen Schritte detailliert zu erklären und gegebenenfalls hilfreiche Materialien wie Merkblätter oder Leitfäden zur Verfügung zu stellen.
Die Kassennachschau: Risiko durch spontane Prüfungen
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Kassenführung ist die sogenannte Kassennachschau. Seit 2018 haben Finanzbehörden das Recht, unangekündigt eine Kassenprüfung durchzuführen. Dabei kann ein Betriebsprüfer spontan beim Unternehmen erscheinen und Einsicht in die Kassenführung verlangen.
Der Steuerberater muss seinen Mandanten darauf vorbereiten, dass die Kassenführung jederzeit kassensturzfähig sein muss. Das bedeutet, dass der aktuelle Bargeldbestand zu jedem Zeitpunkt mit den aufgezeichneten Summen im Kassenbuch übereinstimmen muss. Der Mandant darf nicht erst am Monatsende versuchen, seine Kassenaufzeichnungen zu korrigieren oder nachträglich zu ergänzen. Andernfalls drohen bei einer Kassennachschau empfindliche Strafen.
Wie kann der Steuerberater Streitigkeiten vermeiden?
Steuerberater stehen vor der Herausforderung, ihre Mandanten umfassend zu beraten, damit diese den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht werden. Um mögliche Konflikte zu vermeiden, sollten sie:
Mandanten rechtzeitig und regelmäßig informieren:
Neue Vorgaben, wie die Pflicht zur TSE, müssen frühzeitig an Mandanten weitergegeben werden.
Merkblätter und Leitfäden zur Verfügung stellen:
Viele Steuerberater nutzen hierzu Materialien von DATEV oder anderen Anbietern, um die Prozesse zu vereinfachen. Wichtig ist, dass Sie diese Dokumente nicht nur aushändigen, sondern auch durchsprechen und dies dokumentieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
Kontinuierlich den Status der Kassenführung überprüfen:
Regelmäßige Rückfragen beim Mandanten helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen.
Mandanten auf die Kassennachschau vorbereiten:
Durch praktische Hinweise kann sichergestellt werden, dass der Mandant im Fall einer Prüfung vorbereitet ist und unnötige Streitigkeiten vermieden werden.
Fazit: Probleme vermeiden durch proaktive Steuerberatung
Eine korrekte Kassenführung ist essenziell, um Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden. Steuerberater tragen eine zentrale Rolle bei der Beratung ihrer Mandanten und müssen sicherstellen, dass diese über alle relevanten Vorschriften informiert sind. Als Steuerberater können Sie solche Streitigkeiten vermeiden, indem Sie Ihre Mandanten frühzeitig auf potenzielle Fehler hinweisen und sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben unterstützen.
Ob durch elektronische Kassensysteme mit TSE oder durch die manuelle Führung einer offenen Ladenkasse – die Anforderungen sind vielfältig. Steuerberater sollten daher regelmäßig prüfen, ob ihre Mandanten die notwendigen Schritte zur ordnungsgemäßen Kassenführung unternehmen. So sichern Sie nicht nur die Buchführung, sondern auch die rechtliche Sicherheit Ihrer Mandanten ab.
Wenn Sie Fragen zur Kassenführung oder zu Ihrer Hinweispflicht als Steuerberater haben, stehe ich Ihnen mit meiner Expertise im Steuerrecht gerne zur Seite.
Hier finden Sie meine Kontaktdaten: steuern-und-haftung.de/kontakt
