1. Finanzunterlagen organisieren
- Trennen Sie geschäftliche und private Finanzen konsequent durch separate Geschäftskonten und Kreditkarten
- Aktualisieren Sie regelmäßig Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen
- Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen, Verkäufe, Rücksendungen und Rabatte detailliert erfasst sind
- Führen Sie regelmäßige Kontoabstimmungen durch, um Übereinstimmung zwischen Bankkonten und Buchhaltungsunterlagen zu gewährleisten
- Organisieren Sie alle Belege für Ausgaben und Einkäufe chronologisch und thematisch
2. Interne Kontrollen überprüfen
- Überprüfen Sie bestehende interne Kontrollmechanismen auf Effektivität
- Implementieren Sie Aufgabentrennung, um Betrug zu verhindern und genaue Finanzberichterstattung sicherzustellen
- Erstellen Sie eine umfassende Prozessdokumentation aller
Geschäftsabläufe
- Setzen Sie klare Berechtigungen für den Zugriff auf Finanzdaten und -systeme
3. Umsatzsteuerliche Compliance im E-Commerce sicherstellen
3.1 Nationale Umsatzsteuerregeln
- Überprüfen Sie die korrekte Anwendung von Umsatzsteuersätzen (in Deutschland 19% bzw. 7%)
- Bewahren Sie alle Freistellungs- und Wiederverkaufsbescheinigungen ordnungsgemäß auf
- Stellen Sie sicher, dass alle Verkäufe korrekt gemeldet werden
- Prüfen Sie alle Aufzeichnungen auf Unstimmigkeiten, bevor Sie Umsatzsteuerangaben melden
3.2 EU-Lieferschwellen und One-Stop-Shop (OSS)
- Dokumentieren Sie Ihre grenzüberschreitenden B2C-Umsätze innerhalb der EU
- Überprüfen Sie regelmäßig, ob die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 € (netto) überschritten wurde
- Bei Überschreitung: Belegen Sie die korrekte Anwendung der länderspezifischen Umsatzsteuersätze
- Führen Sie eine detaillierte Aufstellung aller in den jeweiligen EU-Ländern steuerpflichtigen Umsätze
- Dokumentieren Sie die OSS-Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern
- Bewahren Sie alle OSS-Umsatzsteuererklärungen und Zahlungsbelege auf
3.3 Umsatzsteuersätze in der EU
- Erstellen Sie eine Übersicht der angewendeten Umsatzsteuersätze für jeden EU-Mitgliedstaat
- Führen Sie Aufzeichnungen über die jeweils angewendeten Sätze für verschiedene Produktkategorien
- Dokumentieren Sie die Einstufung Ihrer Produkte gemäß den jeweiligen nationalen Regelungen
- Überprüfen Sie regelmäßig Änderungen der Umsatzsteuersätze in den Zielländern
- Stellen Sie die korrekte Preisangabe und Rechnungsstellung in Ihrem Onlineshop sicher
3.4 Besonderheiten für Kleinunternehmer
- Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Kleinunternehmergrenze (22.000 €) eingehalten wird
- Bei Überschreitung der 10.000 €-Lieferschwelle: Dokumentieren Sie die korrekte Besteuerung im Bestimmungsland trotz Kleinunternehmerstatus im Inland
- Bewahren Sie Nachweise über die OSS-Registrierung und -Meldungen auf, falls erforderlich
4. Bestandsaufzeichnungen führen
- Führen Sie eine physische Bestandsaufnahme durch und gleichen Sie Abweichungen in den Aufzeichnungen aus
- Stellen Sie sicher, dass der Bestand korrekt in der Bilanz abgebildet ist
- Überprüfen Sie, ob Ihre Bestandsaufzeichnungen mit Verkaufs- und Rücksendungsdaten übereinstimmen
- Dokumentieren Sie Bestandsbewegungen zwischen verschiedenen EU-Ländern (insbesondere bei eigenen Lagern oder Fulfillment-Centern)
5. Digitale Aufzeichnungen prüfen
- Stellen Sie Transaktionsaufzeichnungen von allen Online-Plattformen bereit (Amazon, eBay usw.)
- Stellen Sie sicher, dass Marktplatz-Vermittler die richtigen Steuern für Ihre Online-Verkäufe erhoben haben
- Implementieren Sie eine indirekte Steuer-Compliance-Software zur Automatisierung von Steuerprozessen
- Dokumentieren Sie grenzüberschreitende Transaktionen mit klarem Nachweis des Lieferlands und des angewandten Steuersatzes
6. Vorbereitung auf spezifische Prüferschwerpunkte im E-Commerce
- Bereiten Sie sich auf Fragen zu Finanzberichten, Geschäftspraktiken und internen Kontrollen vor
- Überprüfen Sie Ihre Steuererklärungen der letzten Jahre auf Unstimmigkeiten oder Fehler
- Dokumentieren Sie die korrekte Anwendung der OSS-Regelungen seit dem 1. Juli 2021
- Bereiten Sie Erklärungen vor, falls Sie vor Juli 2021 das MOSS-Verfahren genutzt haben
- Stellen Sie Nachweise über die korrekte Anwendung von ausländischen Umsatzsteuersätzen bereit
- Klären Sie den Umgang mit Retouren und deren umsatzsteuerliche Behandlung
7. Dokumentation für Prüfungsanfragen vorbereiten
- Halten Sie alle Rechnungen und Belege für erbrachte Waren und Dienstleistungen bereit
- Bereiten Sie Bankauszüge vor, die den Cashflow dokumentieren
- Stellen Sie alle relevanten Steuerformulare zusammen (Umsatzsteuervoranmeldungen, OSS-Meldungen)
- Bereiten Sie eine klare Dokumentation aller grenzüberschreitenden Lieferungen vor
- Erstellen Sie eine Übersicht aller EU-Länder, in die Sie liefern, mit den jeweiligen Umsatzsteuerbeträgen
- Dokumentieren Sie den Zeitpunkt des Überschreitens der Lieferschwelle und die daraufhin ergriffenen Maßnahmen
Bereiten Sie sich frühzeitig vor – lassen Sie sich beraten!
Die Betriebsprüfung kann für E-Commerce-Unternehmer herausfordernd sein, aber mit einer sorgfältigen Vorbereitung können Sie Risiken minimieren und Ihre steuerliche Compliance sicherstellen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung dieser Checkliste benötigen oder Fragen zu spezifischen steuerrechtlichen Aspekten haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich für eine individuelle Beratung und sorgen Sie dafür, dass Ihre unternehmerischen Finanzen stets auf dem richtigen Kurs sind!
Hier finden Sie meine Kontaktdaten: steuern-und-haftung.de/kontakt
