Warum ein Tax CMS für kleine Unternehmen sinnvoll ist
Ein Tax CMS hilft, steuerliche Risiken zu minimieren, Prozesse zu standardisieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Für kleine Unternehmen ist ein ressourcenschonender Ansatz entscheidend. DATEV Unternehmen online bietet hierfür eine ideale Grundlage, da es digitale Belegverwaltung, automatisierte Buchhaltungsprozesse und eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ermöglicht.
Schritt-für-Schritt-Umsetzung eines Tax CMS
1. Vorbereitung: Ziele definieren und Software einrichten
Der erste Schritt besteht darin, die steuerlichen Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren.
Für einen Online-Shop sind dies typischerweise:
- Umsatzsteuerberechnung (z. B. für nationale und internationale Verkäufe),
- GoBD-konforme Belegarchivierung,
- regelmäßige Steueranmeldungen (z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen).
In Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird DATEV Unternehmen online eingerichtet. Der Steuerberater übernimmt die technische Einrichtung und stellt sicher, dass der Inhaber und die Mitarbeiter Zugriff auf die Plattform haben.
Tipp: Eine kurze Einführung in die Funktionen von Unternehmen online (z. B. Belegupload oder Bankdatenintegration) erleichtert den Einstieg.
2. Ist-Analyse: Bestehende Prozesse erfassen
Im nächsten Schritt werden die aktuellen Abläufe im Unternehmen dokumentiert:
- Wie werden Einnahmen und Ausgaben erfasst?
- Wie werden Belege gesammelt und archiviert?
- Welche steuerlichen Fristen müssen eingehalten werden?
Zusätzlich sollten mögliche Schwachstellen identifiziert werden, z. B. manuelle Fehler bei der Umsatzsteuerberechnung oder fehlende Belege.
3. Zielkonzeption: Automatisierung und Verantwortlichkeiten
Basierend auf der Ist-Analyse wird ein Konzept für die zukünftigen Prozesse entwickelt:
- Automatisierung: Rechnungen aus der E-Commerce-Plattform (Shopify, WooCommerce, …) können automatisch in DATEV Unternehmen online importiert werden.
- Rollenverteilung: Der Inhaber prüft Belege und gibt diese frei; der Steuerberater übernimmt die Buchhaltung und Steuererklärungen.
- Checklisten: Für wiederkehrende Aufgaben wie das Hochladen von Belegen oder das Prüfen von Umsatzsteuerbeträgen können einfache Checklisten erstellt werden.
4. Implementierung
Die praktische Umsetzung erfolgt durch folgende Maßnahmen:
- Belegmanagement digitalisieren:
- Belege werden direkt über die App „DATEV Upload mobil“ hochgeladen oder per Drag-and-Drop in das System importiert.
- Rechnungen aus dem Online-Shop können automatisch in DATEV integriert werden.
- Banktransaktionen automatisieren:
- Über den DATEV-Bankdatenservice werden Kontoauszüge automatisch synchronisiert.
- Dies erleichtert den Abgleich von Zahlungseingängen mit Rechnungen.
- Testphase starten:
- Ein Monat wird als Testlauf genutzt, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden.
5. Monitoring und Optimierung: Steuerliche Compliance sicherstellen
Nach der Implementierung ist eine regelmäßige Überprüfung entscheidend:
- Monatliche Abstimmungen mit dem Steuerberater stellen sicher, dass alle Daten korrekt verarbeitet wurden.
- Feedback der Mitarbeiter hilft, Prozesse weiter zu optimieren.
- Änderungen in der Steuergesetzgebung können schnell durch Updates im DATEV-System berücksichtigt werden.
Fazit
Die Kombination eines schlanken Tax CMS mit DATEV Unternehmen online ermöglicht es kleinen Unternehmen, steuerliche Pflichten effizient zu erfüllen und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten. Die Digitalisierung zentraler Prozesse spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich – ein entscheidender Vorteil für kleine Teams mit begrenzten Ressourcen.
So lassen sich Nachzahlungen und Sanktionen vermeiden – und auch das Risiko einer persönlichen Haftung für Steuerschulden wird deutlich reduziert.
